การสื่อสารแบบ Hybrid เคล็ด (ไม่) ลับ ความสำเร็จขององค์กรยุค Digital

คุณเคยรู้สึกไหม? ว่าการสื่อสารในองค์กรในยุค Work from Home ไม่ราบรื่นเหมือนเดิม … และนี่คือความลับขององค์กรที่เปลี่ยนความท้าทายให้กลายเป็นโอกาสแห่งความสำเร็จผ่านการสื่อสารแบบ Hybrid!”

   ภายหลังยุค Lockdown จากวิกฤติการณ์ Covid-19 ระบาดทั่วโลก ได้ก่อเกิดรูปแบบการใช้ชีวิตในวิถีใหม่ หรือ New Normal ในหลาย ๆ มิติ โดยหนึ่งในนั้น คือ การสื่อสารระยะไกลในทุก ๆ ด้านของชีวิตผู้คนในสังคม ที่เห็นได้เด่นชัดที่สุด คือ การทำงานระยะไกลจากสถานที่ต่าง ๆ โดยเฉพาะจากบ้าน หรือการ Work from Home

   Work from Home ได้ก่อให้เกิดอุปสรรคการดำเนินงานแก่องค์กรจำนวนมากในระยะเวลาหนึ่ง จากปัญหาการสื่อสารภายในองค์กร (Internal Communication) ที่ขาดประสิทธิภาพ โดยปัญหาดังกล่าว คือ หนึ่งในเหตุผลสำคัญของความล้มเหลวในหลายองค์กรธุรกิจ ที่ต้องถอนตัวจากตลาดและอุตสาหกรรมในระหว่างและหลังการระบาดของ Covid-19 ที่ผ่านมา

   โดยองค์กรธุรกิจที่สามารถปรับตัวให้สอดรับกับการทำงานที่เป็น New Normal ได้ มีเคล็ด (ไม่) ลับที่สำคัญ คือ การผสมผสานรูปแบบการสื่อสารระหว่างสำนักงาน (Office) และบ้าน (Home) ของบุคลากรได้อย่างลงตัว หรือที่เราสามารถนิยามได้ว่าเป็นการสื่อสารภายในองค์กร แบบ Hybrid ที่เป็น Key Success Factor ที่สำคัญขององค์กรในวันนี้ เพราะจากการศึกษาของ McKinsey พบว่าองค์กรที่ใช้รูปแบบการสื่อสารแบบ Hybrid สามารถสร้างความพึงพอใจแก่บุคลากรเพิ่มขึ้นถึง 30% และประสิทธิภาพการทำงานโดยรวมเพิ่มขึ้น 25%

  1. เลือกเทคโนโลยีที่เหมาะสมคือ การเลือกใช้เครื่องมือสื่อสาร และ Platformการสื่อสารภายในองค์กรที่เหมาะสม จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการสื่อสารภายในองค์กรให้เกิดการประสานการดำเนินงานร่วมกันอย่างราบรื่น ทั้งการเลือกใช้ Software จัดการประชุม Online เช่น Microsoft Teams, Zoom หรือ Google Meet รวมถึง การเลือก Software จัดการโครงการ (Project Management) เช่น Asana, Trello หรือ Slack เป็นต้น ยกตัวอย่างการเลือกเทคโนโลยีที่เหมาะสม คือ การใช้ Microsoft Teams เพื่อจัดการประชุม Online แลกเปลี่ยนข้อมูล (Share Files) ระหว่างบุคลากรที่เกี่ยวข้อง ร่วมกับการใช้ Asana ในการติดตามสถานะการดำเนินงานแต่ละโครงการขององค์กร เป็นต้น โดยความเหมาะสมของการเลือกเทคโนโลยีดังกล่าว มีปัจจัยที่เราต้องพิจารณา เช่น การใช้งานที่บุคลากรสามารถเรียนรู้การใช้งานได้ง่าย สะดวก และรวดเร็ว โดยมีต้นทุนและความปลอดภัยที่เหมาะสมแก่การเพิ่มประสิทธิภาพการสื่อสารภายในขององค์กร
  2. จัดการประชุม เชิงประสิทธิภาพคือ การกำหนดและวางแผนการจัดการประชุมในวาระและระดับต่าง ๆ ขององค์กร ที่บุคลากรที่เกี่ยวข้องสามารถเข้าร่วมและมีส่วนร่วมกับการประชุมนั้น ๆ ได้ ตั้งแต่การกำหนดเวลาจัดการประชุมที่บุคลากรทุกคนรู้สึกที่สะดวกที่จะเข้าร่วมประชุมได้ทุกคน มีการกำหนดวาระการประชุมที่ชัดเจน และมีการจัดทำบันทึกการประชุม ที่ผู้เกี่ยวข้องสามารถติดตาม เข้าถึง และศึกษาภายหลังได้สะดวก
  3. ส่งเสริมวัฒนธรรมการสื่อสารภายในองค์กรโดยองค์กรควรสนับสนุนและส่งเสริมวัฒนธรรมการสื่อสารที่เปิดกว้างและโปร่งใสขึ้นในองค์กร ซึ่งสามารถเริ่มต้นจากระดับบริหารที่ควรรับฟังความคิดเห็นของบุคลากรทุกคน และทุกระดับ ในทุกโอกาส ที่มีการเปิดโอกาสให้บุคลากรร่วมแลกเปลี่ยนแสดงความคิดเห็นต่อการดำเนินงานขององค์กร เพื่อให้บุคลากรเกิดการรับรู้ถึงความเป็นส่วนหนึ่งขององค์กร ที่จะส่งผลต่อความ กล้าแสดงความคิดเห็นที่เป็นประโยชน์สู่ระดับบริหารขององค์กร โดยเทคนิคส่งเสริมวัฒนธรรมการสื่อสารภายในองค์กร แบบ Hybrid คือ การสร้างช่องทางสื่อสาร เช่น Chat room หรือ Web board ทั้งในระดับส่วนงาน ถึงระดับองค์กร ที่ทุกคนสามารถนำเสนอแนวคิด คำถาม หรือข้อสงสัยต่าง ๆ เกี่ยวกับการดำเนินงานขององค์กรได้โดยไม่มีข้อวิตกกังวล เป็นต้น
  4. ส่งเสริมการมีส่วนร่วมของบุคลากรในองค์กรนับเป็นเคล็ด (ไม่) ลับ ที่เกี่ยวเนื่องกับการส่งเสริมวัฒนธรรมการสื่อสารภายในองค์กร โดยการสนับสนุนและส่งเสริมให้บุคลากรมีความรู้สึกร่วมเป็นส่วนหนึ่งขององค์กร ที่นอกเหนือจากการเปิดโอกาสให้พวกเขาได้แสดงความคิดเห็นในทุกวาระและโอกาสที่เหมาะสมแล้ว ยังควรจัดกิจกรรมสร้างความสัมพันธ์ภายในส่วนงาน และการWorkshop ระหว่างส่วนงานต่าง ๆ ขององค์กร รวมถึง การจัดกิจกรรมเพื่อสังคมที่องค์กรมีส่วนร่วม
  5. ติดตามและประเมินผลอย่างสม่ำเสมอในทุก ๆ เคล็ด (ไม่) ลับของการเพิ่มประสิทธิภาพการสื่อสารภายในองค์กร แบบ Hybrid ต้องมีการติดตามและประเมินผลการดำเนินงานอย่างเป็นรูปธรรมอยู่เสมอและต่อเนื่อง เช่น การจัดทำแบบประเมิน Online เป็นรายเดือน หรือรายไตรมาส ที่กระชับ สะดวกกับการให้ความร่วมมือของบุคลากร เพื่อเป็นแนวทางปรับปรุงกระบวนการเพิ่มประสิทธิภาพการสื่อสารในทุก ๆ มิติ ขององค์กร และค้นหากลยุทธ์พัฒนาบุคลากร สร้างขวัญกำลังใจ ที่ส่งผลเชิงบวกต่อการสื่อสารภายในองค์กรที่มีประสิทธิภาพในที่สุดแก่องค์กร

   ในท้ายที่สุด ของการสื่อสารแบบ Hybrid ที่จะเป็นกุญแจหรือ Key Success Factor ที่สำคัญขององค์กรในวันนี้ คือ การเปิดโอกาสรับวัฒนธรรมการทำงานและการสื่อสารใหม่ในยุค Digital ของผู้นำหรือผู้บริหาร เพื่อปรับใช้ในการเพิ่มประสิทธิภาพการสื่อสารและอื่น ๆ ขององค์กรให้เพิ่มขึ้น รวมถึง การเปิดใจที่พร้อมจะรับฟังความคิดเห็นและข้อเสนอแนะของบุคลากร ซึ่งแม้จะเป็น ยาขม แต่ก็ถึงเวลาแล้วที่องค์กรของคุณจะก้าวเข้าสู่ยุค Hybrid Communication เพื่อสร้างความยั่งยืนและความสำเร็จในยุค Digital

คุณพร้อมหรือยังที่จะเริ่มต้น?”